A gestão de estoques é um aspecto crucial na operação eficiente de qualquer armazém e na saúde financeira das empresas. Quando feita corretamente não só garante a disponibilidade de produtos para atender à demanda dos clientes, mas também minimiza os custos associados ao armazenamento e à manutenção dos estoques.
Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas e estratégias para uma gestão de estoques realmente eficiente, abordando desde a previsão de demanda até o controle de inventário, além de apresentar soluções tecnológicas que podem otimizar esse processo.
Acompanhe até o final!
Introdução à gestão de estoques
A gestão de estoques envolve o planejamento, a organização e o controle dos fluxos de materiais em um armazém.
Esse processo é fundamental para assegurar que os produtos estejam disponíveis quando necessários, sem acumular excessos que possam gerar custos adicionais.
Ou seja, uma gestão de estoques eficiente equilibra a necessidade de atender à demanda com a minimização dos custos operacionais, garantindo a satisfação do cliente e a competitividade da empresa no mercado.
Falhas na gestão de estoques podem trazer diversos riscos e danos significativos para uma empresa.
Primeiramente, podem ocorrer rupturas de estoque, resultando em perda de vendas e insatisfação dos clientes, o que prejudica a reputação da empresa e a fidelidade dos consumidores. Além disso, a superprodução ou excesso de estoque acarretam custos elevados de armazenamento e manutenção, além do risco de obsolescência dos produtos, que podem se tornar inviáveis para venda.
A imprecisão nos registros de inventário leva a erros operacionais, ineficiências e aumento de despesas operacionais.
A falta de controle também dificulta a previsão de demanda e a reposição adequada, comprometendo a eficiência da cadeia de suprimentos.
Em casos mais graves, problemas de compliance e regulamentação podem resultar em penalidades legais e perda de certificações, impactando negativamente a operação e a competitividade da empresa no mercado.
Para conseguir evitar e corrigir esses problemas é preciso adotar boas práticas de gestão de estoques. Como as que relacionamos a seguir:
Classificação de estoques
Para gerenciar os estoques de forma eficaz, é essencial classificá-los com base em critérios específicos. Métodos como a análise ABC, XYZ e FSN ajudam a priorizar os itens com base em valor, velocidade de movimento e criticidade.
- Análise ABC: classifica os itens em três categorias (A, B e C) com base em seu valor total de consumo anual. Itens da categoria A são os mais valiosos e requerem maior atenção na gestão.
- Análise XYZ: classifica os itens de acordo com a sua variabilidade de demanda. Itens X têm demanda constante, enquanto itens Z têm demanda errática.
- Análise FSN (Fast, Slow, Non-moving): classifica os itens com base na frequência de movimentação. Itens Fast são os mais movimentados e necessitam de reposição frequente.
A classificação de estoques com base nesses critérios influencia diretamente a disposição, organização e layout do armazém, garantindo um endereçamento correto e eficiente dos estoques.
Na análise ABC, por exemplo, os itens da categoria A, sendo os mais valiosos e de maior importância, são posicionados em locais de fácil acesso e proximidade às áreas de expedição, reduzindo o tempo de movimentação e melhorando a eficiência operacional.
A análise XYZ, que classifica os itens de acordo com a variabilidade da demanda, permite que produtos com demanda constante (X) sejam armazenados em locais estáveis e de fácil reposição, enquanto itens com demanda errática (Z) podem ser armazenados em áreas menos acessíveis, mas ainda monitoradas.
Enquanto a análise FSN, que avalia a frequência de movimentação dos itens, posiciona produtos de alta rotatividade (Fast) próximos às áreas de entrada e saída, facilitando a movimentação rápida e frequente, enquanto itens de baixa rotatividade (Slow e Non-moving) são armazenados em áreas mais afastadas.
É possível combinar essas três formas de classificação de estoque para otimizar ainda mais a gestão de estoques. Resultando em uma visão mais completa e detalhada dos itens em estoque, permitindo uma organização e disposição mais estratégicas.
Previsão de demanda
Prever a demanda de produtos é crucial para ajustar os níveis de estoque e evitar tanto excessos quanto faltas. Técnicas de previsão incluem a análise histórica, a modelagem estatística e o uso de machine learning.
- Análise histórica: utiliza dados passados de vendas para identificar padrões e tendências sazonais.
- Modelagem estatística: emprega métodos como regressão linear e séries temporais para prever a demanda futura.
- Machine learning: algoritmos avançados analisam grandes volumes de dados para fazer previsões mais precisas e adaptáveis às mudanças no mercado.
Para saber mais, leia nosso artigo: Por que e como fazer o planejamento de demanda e estoque?
Cálculo de níveis de estoque
Manter os níveis de estoque adequados envolve calcular o estoque de segurança, o ponto de pedido e a quantidade econômica de pedido (EOQ).
- Estoque de Segurança: quantidade adicional de estoque mantida para prevenir rupturas causadas por variabilidade na demanda ou no tempo de reposição.
- Ponto de Pedido: nível de estoque no qual um novo pedido deve ser feito para evitar rupturas. Calculado com base na demanda média e no tempo de reposição.
- Quantidade Econômica de Pedido (EOQ): quantidade ideal de pedido que minimiza os custos totais de pedido e manutenção de estoque.
Políticas de reposição de estoque
Implementar políticas de reposição eficientes é essencial para garantir a disponibilidade dos produtos sem acumular excessos.
- Just-in-Time (JIT): sistema que minimiza os estoques ao alinhar a produção e a reposição com a demanda real, reduzindo o tempo de armazenamento.
- Planejamento de Requisitos de Material (MRP): sistema que calcula a quantidade e o tempo de reposição com base nas necessidades de produção.
- Sistema de Reposição Contínua (CRP): monitora os níveis de estoque em tempo real e repõe automaticamente quando atingem um ponto de pedido predefinido.
Controle de inventário
Manter a precisão dos registros de estoque é fundamental para a gestão eficiente. Métodos de controle incluem inventário cíclico, inventário contínuo e inventário anual.
- Inventário cíclico: contagem periódica de uma parte dos itens em estoque, distribuída ao longo do ano.
- Inventário contínuo: monitoramento em tempo real dos níveis de estoque, com atualizações constantes.
- Inventário anual: contagem completa de todos os itens em estoque, geralmente realizada no final do ano fiscal.
Leia mais em: Táticas avançadas de Gestão de Inventário na armazenagem
Tecnologia na gestão de estoques
O uso de tecnologia pode melhorar significativamente a visibilidade e o controle dos estoques.
- Sistemas de gerenciamento de armazéns (WMS): automatizam e otimizam o controle de estoque, movimentação e armazenamento de produtos.
- Identificação por rádio frequência (RFID): melhora a rastreabilidade e a precisão do inventário, reduzindo erros humanos.
- Códigos de barras: facilitam a entrada e saída de produtos, além de garantir a acuracidade dos registros.
- Internet das coisas (IoT): dispositivos conectados monitoram condições ambientais e localização de produtos em tempo real.
Com o advento da Logística 4.0, o uso crescente da tecnologia na gestão de estoques está revolucionando o setor.
A integração de sistemas inteligentes e a análise de big data permitem uma tomada de decisão mais rápida e precisa, aumentando a eficiência operacional e reduzindo custos. Soluções como inteligência artificial e automação robótica estão redefinindo a forma como os armazéns operam, tornando os processos mais ágeis e adaptáveis às demandas do mercado.
Leia mais em: IA na logística: principais impactos na gestão do armazém
Análise e otimização de estoques
Analisar e otimizar os estoques é uma prática contínua que visa identificar ineficiências e oportunidades de melhoria.
- Análise Pareto: identifica os itens que representam a maior parte do valor do estoque (princípio 80/20).
- Análise ABC: já mencionada anteriormente, auxilia na priorização dos itens mais críticos.
- Six sigma: metodologia que busca reduzir a variabilidade e os defeitos nos processos de gestão de estoques.
Gestão de produtos obsoletos e excedentes
Lidar com produtos obsoletos ou em excesso é um desafio comum na gestão de estoques. Quando esses problemas ocorrem é preciso adotar alguma ação específica para corrigi-los, como:
- Vendas promocionais: oferecer descontos para acelerar a venda de produtos obsoletos ou em excesso.
- Devoluções a fornecedores: negociar com fornecedores a devolução ou troca de produtos não vendidos.
- Reciclagem e reutilização: identificar oportunidades para reciclar ou reutilizar produtos obsoletos.
A adoção de modelos de gestão de estoque como FIFO (First In, First Out), FEFO (First Expired, First Out) e LIFO (Last In, First Out) é essencial para evitar problemas como obsolescência de produtos e deterioração.
- FIFO: garante que os itens mais antigos sejam expedidos primeiro, ideal para produtos perecíveis e com prazo de validade.
- FEFO: prioriza a saída dos produtos com vencimento mais próximo, crucial para alimentos e medicamentos.
- LIFO: utilizado em contextos específicos onde os itens mais recentes devem ser acessados primeiro.
Neste ponto, além de adotar um modelo de organização e gestão de estoques, para evitar problemas com produtos obsoletos, é investir em estruturas de armazenagem que suportem esses modelos.
Estantes, racks e sistemas de picking adequados facilitam a implementação dessas estratégias, melhorando a organização, a eficiência no acesso aos produtos e a minimização de desperdícios.
Impacto da superprodução e produtos excedentes
A superprodução pode resultar em altos custos de armazenamento, obsolescência de produtos e perda de capital.
- Causas da superprodução: produção baseada em previsões imprecisas, falta de comunicação entre departamentos e falhas na gestão de demanda.
- Consequências da superprodução: aumento dos custos de armazenamento, obsolescência de produtos, e impacto negativo no fluxo de caixa.
- Prevenção da superprodução: implementar práticas de produção enxuta (lean manufacturing), melhorar a previsão de demanda e adotar políticas de reposição eficientes.
Colaboração com fornecedores e clientes
Uma comunicação eficaz com fornecedores e clientes é crucial para alinhar expectativas e melhorar a eficiência da cadeia de suprimentos.
Colaboração com fornecedores
Estabelecer parcerias estratégicas com fornecedores é essencial para garantir a entrega pontual e a qualidade dos produtos. Modelos de operações logísticas como Cross Docking e Dropshipping podem ser adotados para otimizar a gestão de estoques.
- Cross Docking: os produtos são recebidos e transferidos diretamente para a expedição sem passar pelo armazenamento, reduzindo os custos de estocagem e acelerando o processo de entrega.
- Dropshipping: os produtos são enviados diretamente do fornecedor para o cliente final, eliminando a necessidade de manter estoque físico e reduzindo os custos operacionais.
Alinhar o tempo de reposição com os fornecedores, também é vital para manter níveis de estoque adequados e evitar rupturas. O uso de sistemas de previsão de demanda e comunicação em tempo real pode ajudar a ajustar rapidamente as quantidades necessárias e os prazos de entrega.
Comunicação com clientes
Entender as necessidades e expectativas dos clientes, tanto B2B quanto B2C, é fundamental para ajustar os níveis de estoque e melhorar o serviço.
- Comunicação B2B: realizar reuniões periódicas, compartilhar previsões de demanda e manter um canal aberto para feedback pode ajudar a alinhar os processos e ajustar os níveis de estoque de acordo com as necessidades dos clientes empresariais.
- Comunicação B2C: utilizar pesquisas de satisfação, analisar dados de comportamento de compra e manter um bom serviço de atendimento ao cliente permite ajustar os estoques conforme a demanda dos consumidores finais, melhorando a experiência de compra e a fidelização.
Essas estratégias de comunicação não só ajudam a empresa a manter um bom nível de serviço, mas também fortalecem as relações com os fornecedores e clientes, criando uma cadeia de suprimentos mais resiliente e eficiente.
Indicadores de desempenho (KPIs)
Monitorar indicadores de desempenho é essencial para avaliar a eficácia da gestão de estoques e identificar áreas de melhoria.
- Taxa de rotatividade de estoque: mede a frequência com que o estoque é renovado em um determinado período.
- Precisão de inventário: avalia a acuracidade dos registros de estoque em relação ao inventário físico.
- Nível de serviço: mede a capacidade de atender à demanda dos clientes dentro do prazo esperado.
Leia mais em: Indicadores de desempenho na armazenagem
Conclusão e melhoria contínua
A gestão de estoques é um processo dinâmico que requer atenção contínua e adaptação às mudanças do mercado. Implementar as melhores práticas discutidas neste guia ajudará a otimizar os estoques, reduzir custos e melhorar o nível de serviço.
Lembre-se de que a melhoria contínua deve ser uma meta constante, buscando sempre novas oportunidades para aumentar a eficiência e a eficácia dos seus processos.
Nós, da Engesystems, preparamos este guia sobre a gestão de estoques, para servir como uma referência abrangente para gerentes de armazém e profissionais de logística, oferecendo uma base sólida para uma gestão de estoques profissional e eficaz.
Com a implementação dessas práticas, sua empresa estará mais bem preparada para enfrentar os desafios da cadeia de suprimentos e manter-se competitiva no mercado.
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