Navegar pelas complexidades da gestão de estoque é uma tarefa desafiadora, especialmente em um ambiente de negócios em constante mudança. Uma das estratégias mais cruciais que empresas visionárias adotam para garantir a continuidade de suas operações é o “Estoque de Segurança”.
Essa prática, muitas vezes subestimada, serve como um colchão protetor contra as incertezas inerentes à demanda do mercado e às variações no tempo de reposição.
Ao adotar uma abordagem sistemática ao estoque de segurança, as empresas podem desfrutar de uma série de impactos positivos:
- Redução de interrupções: Em um mundo onde o tempo é dinheiro, atrasos ou interrupções na produção ou nas vendas podem ser custosos. O estoque de segurança garante que as operações continuem mesmo diante de imprevistos.
- Aumento da satisfação dos clientes: Nada prejudica mais a reputação de uma marca do que não poder atender a um pedido do cliente devido à falta de estoque. Com um estoque de segurança adequado, esse risco é minimizado.
- Maior eficiência operacional: Com um colchão de segurança em mãos, as empresas podem operar com mais eficiência, evitando decisões apressadas ou compras de emergência que geralmente vêm com um prêmio de preço.
- Benefícios financeiros: Evitar paralisações e atrasos significa que o fluxo de caixa permanece estável. Além disso, ao contar com esse recurso, as empresas podem aproveitar oportunidades de compra em quantidade ou descontos sazonais sem o medo de excesso de estoque.
Se você está curioso sobre como esta prática pode ser implementada, os desafios enfrentados e as estratégias para superá-los, convido você a ler esse artigo até o final.
Nele, exploramos não apenas o conceito de estoque de segurança, mas também suas aplicações práticas, cálculos e a infraestrutura necessária para implementá-lo com sucesso. Não perca a chance de aprimorar sua logística e garantir um futuro mais previsível e rentável para sua empresa. Boa leitura!
Definição e controle do Estoque de Segurança
O Estoque de Segurança refere-se à quantidade de estoque mantida em reserva para proteger contra as variabilidades na demanda e/ou no tempo de reposição. Essa é uma abordagem usada para evitar a ruptura de estoque, garantindo que, mesmo em face de variações inesperadas, os produtos estarão disponíveis para os clientes.
Na prática, gerenciar e operar o estoque de segurança é uma tarefa crucial para um gerente de logística.
A ideia por trás dessa prática é proteger contra incertezas, mas é vital garantir que essa proteção não se transforme em um custo desnecessário ou em produtos obsoletos. Para evitar que problemas como esses acontecem é preciso controlar alguns pontos importantes:
1. Faça o monitoramento contínuo
Um gerente de logística deve sempre monitorar tanto a demanda quanto o fornecimento. Os padrões de demanda podem mudar, e os tempos de fornecimento podem se tornar mais consistentes ou variáveis. Por isso, revisar regularmente o estoque de segurança com base em dados atualizados ajudará a mantê-lo relevante.
2. Acompanhe a rotatividade de estoque
Priorize a rotatividade do estoque de segurança, assim como faria com qualquer outro item. Use o método FIFO (First In, First Out) para garantir que os itens mais antigos sejam vendidos primeiro.
3. Aplique Revisões Periódicas
Estabeleça um sistema de revisão periódica. Isso significa revisar regularmente o nível de estoque de segurança para garantir que ele ainda seja relevante com base nas condições atuais.
4. Tenha integração com sistemas de IT
Sistemas de gestão de estoque modernos e ERP (Enterprise Resource Planning) muitas vezes têm ferramentas integradas para ajudar a gerenciar o estoque de segurança, fornecendo alertas quando os níveis caem abaixo do mínimo ou quando um produto se aproxima de sua data de validade.
5. Invista em formação e treinamento
Garanta que sua equipe entenda a importância e a função desse estoque. Eles devem estar cientes de como gerenciar, reabastecer e monitorar esse estoque.
6. Cuidados com produtos perecíveis e validades
Para produtos que têm prazo de validade ou que se tornam obsoletos rapidamente:
- Monitoramento Rigoroso: Tenha sistemas em vigor para monitorar as datas de validade e garantir que os produtos sejam vendidos ou usados antes de expirar.
- Quantidade Ajustada: Considere manter um estoque de segurança menor para esses produtos e confie mais na garantia de fornecimento e tempos de lead mais curtos.
- Diversificação de Fornecedores: Para itens críticos, ter múltiplas fontes de fornecimento pode ajudar a reduzir o tempo de lead e a variabilidade, permitindo um estoque menor.
7. Faça análise de custo-benefício:
O custo de manter o estoque de segurança deve ser pesado contra o custo de uma possível falta de estoque. Em alguns casos, especialmente onde a obsolescência ou validade é uma preocupação, pode ser mais econômico aceitar um nível de serviço ligeiramente menor em favor de manter um estoque menor.
Em resumo, enquanto o estoque de segurança é uma ferramenta poderosa para gerenciar a incerteza, ele não está isento de desafios. O gerenciamento proativo, o uso de tecnologia e uma compreensão clara dos riscos associados são essenciais para um uso mais efetivo.
Como calcular e determinar o estoque de segurança?
Em um mundo ideal, a demanda por produtos seria previsível e os fornecedores entregariam exatamente na hora certa. Mas a realidade é que as empresas ainda enfrentam uma série de incertezas e variabilidades que desafiam essa visão perfeita.
Por isso, contar com um estoque de segurança é fundamental para garantir que, mesmo com tanta variabilidade, ainda exista uma probabilidade aceitável de atender à demanda dos clientes sem interrupções.
Para ajudar a superar esses desafios, uma ferramenta amplamente reconhecida no setor logístico é a Fórmula Básica do Estoque de Segurança.
A fórmula básica se desenvolveu ao longo do tempo com a evolução da gestão da cadeia de suprimentos e da teoria da logística. É o resultado da combinação de estudos estatísticos, teoria das probabilidades e práticas logísticas.
A fórmula básica para calcular o Estoque de Segurança é:
Onde:
- ES é o Estoque de Segurança.
- Z é o nível de serviço desejado, expresso em termos de desvio padrão (pode ser obtido de tabelas estatísticas Z).
- DS é o Desvio Padrão da Demanda durante o período de reposição.
- TR é o Desvio Padrão do Tempo de Reposição.
Tabelas estatísticas Z
Também conhecidas como tabelas de distribuição normal padrão, as tabelas estatísticas Z são padrão e não específicas ao segmento logístico. Elas são usadas em várias disciplinas, incluindo estatística, finanças, pesquisa operacional e, claro, logística.
Elas são fundamentadas em propriedades matemáticas da distribuição normal padrão. Por isso, tenha em mente que uma tabela Z completa é muito extensa, e geralmente, para valores exatos, os profissionais utilizam ferramentas estatísticas ou softwares.
Mas, para te ajudar nesse processo de cálculo do estoque de segurança, listamos aqui uma representação simplificada da tabela Z para alguns valores chave:
| Z | Probabilidade |
| 0 | 0.5000 |
| 0.50 | 0.6915 |
| 0.67 | 0.7486 |
| 1.00 | 0.8413 |
| 1.28 | 0.9000 |
| 1.64 | 0.9500 |
| 1.65 | 0.9505 |
| 1.96 | 0.9750 |
| 2.00 | 0.9772 |
| 2.33 | 0.9900 |
| 2.58 | 0.9950 |
| 3.00 | 0.9987 |
Lembre-se de que a tabela completa contém muitos mais valores do que os listados aqui. Esta é apenas uma representação simplificada para fornecer uma ideia dos valores típicos que podem ser encontrados na tabela.
Para obter valores exatos ou outros valores Z, consulte uma tabela Z completa ou utilize ferramentas estatísticas especializadas.
Como montar um estoque de segurança?
Montar um estoque de segurança não se refere apenas ao cálculo do volume necessário, mas também ao estabelecimento de uma infraestrutura de armazenamento adequada e de sistemas de identificação eficazes para garantir que esse estoque possa ser acessado e gerenciado de forma eficiente.
A seguir, apresentamos um guia sobre como planejar a infraestrutura e identificação do seu estoque de segurança:
1. Espaço de armazenamento:
Separe um espaço específico no armazém para o estoque de segurança. Isso garantirá que ele não seja acidentalmente utilizado ou confundido com o estoque regular. Garanta que o espaço seja facilmente acessível para que, em caso de necessidade, os produtos possam ser coletados rapidamente.
Se os produtos têm requisitos específicos, como temperatura controlada ou proteção contra luz, certifique-se de que o espaço reservado para esse estoque esteja equipado para atender a esses requisitos.
2. Sistemas de Identificação:
Marque claramente todos os itens do estoque de segurança com etiquetas de identificação que os distinguem do estoque regular.
Considere o uso de tecnologias como RFID ou códigos de barras para rastrear o estoque e integre ao seu WMS para garantir um monitoramento em tempo real, alertas de reabastecimento e rastreamento de rotatividade. Isso facilitará a verificação e reabastecimento do estoque.
3. Procedimentos Operacionais:
Adote procedimentos para garantir que o estoque de segurança seja usado somente quando necessário e que seja reabastecido prontamente após o uso. Isso pode ser feito implementando políticas de FIFO (First In, First Out) e definindo pontos de reordenação.
Também estabeleça uma programação regular para revisar o estado do estoque, avaliando tanto sua condição física quanto a adequação dos níveis atuais.
4. Adaptação e Flexibilidade:
Use sistemas de estantes modulares ou soluções de armazenamento flexíveis que possam ser facilmente adaptadas para acomodar mudanças no tamanho ou na forma do estoque de segurança.
Esteja pronto para fazer ajustes na infraestrutura à medida que a demanda, os produtos ou outros fatores relevantes mudem.
Conclusão
O mundo dos negócios está repleto de variáveis, e aqueles que conseguem antecipar e se preparar para elas, inevitavelmente, se destacam no cenário competitivo. O estoque de segurança é uma ferramenta poderosa nessa preparação.
Seja você responsável por um e-commerce, uma fábrica que precisa de matérias-primas consistentemente ou qualquer outro tipo de operação que dependa de um fluxo regular de produtos, implementar um estoque de segurança é fundamental.
Como um gerente de armazém, você não apenas mitiga os riscos associados às flutuações do mercado, mas também reforça sua capacidade de cumprir os prazos prometidos aos clientes e os resultados que os stakeholders esperam.
Um pedido entregue no prazo ou uma linha de produção que nunca para são mais do que simples indicadores operacionais; são reflexos da competência e previsibilidade do seu negócio. Gostou desse conteúdo? Assine nossa newsletter para receber novos conteúdos como esse, sobre Armazenagem e Logística.
