A separação de pedidos, também conhecida como picking, é uma das atividades mais críticas em um armazém. A eficiência e a precisão deste processo impactam diretamente a satisfação do cliente, a produtividade do armazém e, consequentemente, a lucratividade da empresa.
Neste artigo, abordaremos de maneira detalhada como desenvolver um processo de separação de pedidos eficiente, as etapas principais de uma operação produtiva e a infraestrutura necessária para suportar esse processo.
O que é separação de pedidos e por que é importante?
A separação de pedidos é o processo logístico de coleta dos produtos armazenados para atender às ordens de compra dos clientes.
Este processo é fundamental para a cadeia de suprimentos, uma vez que a rapidez e a exatidão na separação de pedidos são determinantes para a satisfação do cliente final. Ou seja, em um ambiente onde a experiência do cliente se tornou um diferencial competitivo, como no boom das lojas de e-commerce, a capacidade de realizar entregas corretas e rápidas é essencial.
Além disso, a separação de pedidos é um dos processos mais intensivos em mão de obra dentro de um armazém, o que significa que qualquer ineficiência pode resultar em altos custos operacionais. Portanto, otimizar este processo não apenas melhora o serviço ao cliente, mas também reduz custos e aumenta a margem de lucro da empresa.
Como desenvolver um processo de separação de pedidos eficiente
Desenvolver um bom processo de separação de pedidos envolve uma análise detalhada do fluxo de trabalho, desde o recebimento do pedido até a expedição. A seguir, abordaremos os passos essenciais para criar um processo robusto e eficaz.
1. Mapeamento e classificação de produtos
O primeiro passo para desenvolver um processo de separação de pedidos eficiente é o mapeamento e a classificação dos produtos no armazém. Este mapeamento envolve a criação de um layout que considere a frequência de picking de cada item, de modo a posicionar produtos de alta rotatividade em locais de fácil acesso.
A classificação ABC é uma técnica comum, usada para categorizar itens com base em sua importância, frequência de venda ou valor.
Os itens “A” representam uma pequena porcentagem do total de SKUs, mas respondem por uma grande parte do valor ou volume de vendas. Esses itens devem ser posicionados o mais próximo possível da área de picking para minimizar o tempo de deslocamento dos operadores.
2. Escolha do método de picking adequado
A escolha do método de picking é uma das decisões mais críticas para a eficiência do processo de separação de pedidos. Existem diferentes métodos de picking, cada um com suas vantagens e desvantagens, dependendo do tipo de operação, volume de pedidos e layout do armazém.
- Picking Discreto: Neste método, cada operador é responsável por separar todos os itens de um único pedido antes de iniciar outro. É simples, mas pode ser ineficiente para grandes volumes de pedidos.
- Picking por Lote: Consiste em agrupar vários pedidos que contêm itens semelhantes e separá-los de uma vez. Isso reduz o número de deslocamentos, aumentando a eficiência.
- Picking por Zona: Divide o armazém em diferentes zonas, e os operadores são responsáveis por pegar itens apenas dentro de sua zona designada. Posteriormente, os itens são consolidados em uma área específica. Este método é ideal para grandes armazéns com muitas SKUs.
- Picking por Onda: Semelhante ao picking por lote, mas com a adição de uma coordenação em ondas, onde todos os pedidos são separados em intervalos de tempo específicos. É eficiente em armazéns que lidam com picos de demanda.
3. Tecnologia de suporte ao picking
A tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização do processo de separação de pedidos. Sistemas de Gerenciamento de Armazém (WMS), coletores de dados móveis, sistemas de pick-to-light, voice picking e RFID são algumas das tecnologias que podem ser implementadas para melhorar a eficiência e precisão do picking.
- WMS (Warehouse Management System): Um sistema de gerenciamento de armazém automatiza e otimiza todas as operações do armazém, desde o recebimento até a expedição, incluindo a separação de pedidos. Ele orienta os operadores de picking sobre as rotas mais eficientes e a localização exata dos itens.
- Coletores de Dados e RFID: Dispositivos móveis que permitem que os operadores escaneiem produtos e confirmem a separação, reduzindo erros humanos e aumentando a precisão.
- Pick-to-Light e Voice Picking: Sistemas que utilizam luzes ou comandos de voz para guiar os operadores durante a separação de pedidos. Esses sistemas são especialmente eficazes para operações que demandam alta velocidade e precisão.
4. Treinamento da equipe de separação
Mesmo com a melhor tecnologia disponível, a eficiência da separação de pedidos depende da habilidade e treinamento da equipe de picking.
O treinamento contínuo em melhores práticas, uso adequado de tecnologias e aderência aos procedimentos de segurança é crucial para minimizar erros e aumentar a produtividade.
Além disso, é muito importante contar com uma boa liderança que incentiva a comunicação e o feedback entre os operadores para ajudar a identificar gargalos e propor melhorias no processo.
A criação de uma cultura de responsabilidade e comprometimento é essencial para manter uma operação de picking eficiente.
5. Infraestrutura e layout do armazém
A infraestrutura do armazém, incluindo seu layout e design, tem um impacto direto na eficiência do processo de separação de pedidos. Um layout de armazém bem planejado reduz o tempo de deslocamento dos operadores, facilita o acesso aos itens de maior giro e minimiza congestionamentos.
- Layout de Corredores: A largura dos corredores deve ser adequada ao equipamento utilizado (empilhadeiras, paleteiras, etc.) e ao fluxo de trabalho. Corredores estreitos podem aumentar a densidade de armazenagem, mas também podem causar congestionamentos.
- Posicionamento Estratégico de Produtos: Produtos de alto giro devem ser armazenados próximos à área de expedição para reduzir o tempo de picking. Produtos de baixo giro podem ser colocados em áreas menos acessíveis.
- Áreas de Consolidação: Devem ser estabelecidas áreas específicas para a consolidação de pedidos, onde os itens separados de diferentes zonas ou operadores são reunidos antes da expedição. Isso garante que todos os itens estejam prontos para envio no menor tempo possível.
6. Monitoramento de indicadores de desempenho (KPIs)
Para garantir que o processo de separação de pedidos esteja operando de forma eficiente, é essencial monitorar KPIs específicos. Esses indicadores fornecem insights sobre o desempenho da operação e ajudam a identificar áreas de melhoria.
- Taxa de Erros de Picking: Mede a porcentagem de pedidos que contêm erros. Reduzir essa taxa é crucial para aumentar a satisfação do cliente e evitar custos adicionais com devoluções e retrabalho.
- Produtividade por Operador: Avalia o número de pedidos ou itens que um operador consegue separar em um determinado período. Aumentar essa métrica geralmente está associado à melhoria da eficiência e à adoção de melhores práticas.
- Tempo de Ciclo de Pedido: Refere-se ao tempo total gasto desde o recebimento do pedido até a sua expedição. Reduzir esse tempo é vital para atender às expectativas de entrega rápida dos clientes.
7. Gestão de erros e retrabalho
Erros durante o processo de separação de pedidos podem causar grandes impactos na eficiência operacional e na satisfação do cliente. Identificar e corrigir esses erros rapidamente é crucial para minimizar retrabalho e garantir a precisão.
A implementação de processos de verificação, como a dupla checagem de pedidos antes da expedição, pode ajudar a reduzir erros.
Além disso, realizar uma análise de causa raiz para entender por que os erros ocorrem permitirá a implementação de medidas preventivas.
8. Integração com outros processos logísticos
A separação de pedidos não ocorre isoladamente; ela é parte de um fluxo maior de processos logísticos. Por isso, garantir que o picking esteja bem integrado com outras operações, como armazenagem, expedição e gestão de inventário, é essencial para manter um fluxo contínuo e eficiente de mercadorias.
Por exemplo, a sincronização entre picking e expedição garante que os pedidos sejam processados e enviados o mais rápido possível, evitando atrasos. Além disso, uma boa gestão de inventário assegura que os itens necessários estejam sempre disponíveis para separação.
9. Avaliação contínua e melhoria de processos
A separação de pedidos é um processo dinâmico que deve ser constantemente avaliado e melhorado. A adoção de uma cultura de melhoria contínua, onde todos os membros da equipe são incentivados a sugerir melhorias, é fundamental para manter a operação competitiva.
A análise regular dos KPIs, o feedback dos operadores e a experimentação de novas tecnologias ou métodos são práticas recomendadas para garantir que o processo de picking continue eficiente e alinhado com as necessidades do mercado.
Conclusão
A separação de pedidos é um processo vital dentro da logística de armazém, com um impacto direto na eficiência operacional e na satisfação de cada cliente, ao longo de toda a cadeia de suprimentos.
Ou seja, implementar um processo de picking eficiente requer uma combinação de planejamento estratégico, tecnologia, treinamento e monitoramento contínuo.
Com a abordagem correta, é possível otimizar a separação de pedidos para garantir entregas rápidas, precisas e com custos operacionais reduzidos, posicionando a empresa como um player competitivo no mercado.
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